La memoria digitalizada…pero antes organizada

Las tecnologías de la información han ejercido una enorme influencia en la sociedad actual, influjo del que los archivos y la archivística, como es conocido por todos, no han quedado al margen. Así, se ha transformado la manera de proceder –aunque manteniendo la identidad y principios básicos de la disciplina-, se ha ampliado el ámbito de trabajo de los archiveros, han surgido nuevos profesionales especialistas en este tipo de actividades y, en la mayoría de los casos, los archiveros de papel se han animado a adaptarse a la nueva realidad.
La conversión de documentos originalmente generados en soporte de papel a formato digital constituye uno de estos nuevos – aunque ya no tan nuevos- procesos tecnológicos. Inicialmente la digitalización se convirtió en una verdadera obsesión en muchas instituciones, concibiendo esta técnica como una tabla de salvación a todos sus problemas, sin reparar en que era más urgente y prioritario organizar antes sus fondos. Con el paso del tiempo, la digitalización se ha racionalizado, haciéndose preciso un estudio previo que justifique la necesidad de emprender dicho procedimiento, razones entre las que preservación ocupa un lugar de primer orden, aunque paradójicamente surja de manera inmediata otro problema de conservación con el nuevo formato resultante. Porque no es válido digitalizar por digitalizar. En este sentido, comparto un artículo recientemente publicado por Horacio Tarcus. En este texto –titulado La memoria ya es digital– se hace hincapié en la importancia de la digitalización, pero ante todo se reafirma el indiscutible y absoluto valor de la organización de la documentación. De este modo, se defiende la necesaria coherencia de los procesos de digitalización que deben ser emprendidos tras la adecuada clasificación y ordenación de los documentos, configurándose así la digitalización, salvo en casos excepcionales, como el fin de un proceso, e inscribiendo el mismo, cuando así se considere necesario, en la cadena de actividades que conlleva la organización de un fondo o colección. Porque…¿de qué sirve trasladar al ámbito digital la desorganización existente en el terreno del papel?
En fin, tal como afirmaron M. Arias Oliva y J. Gene Albesa en el interesante artículo Perspectivas teóricas sobre la digitalización de las organizaciones: La tecnología en sí misma no añade valor, el valor está en su correcta utilización.