Gazapos archivísticos (I): archivos y documentos

No cabe la menor duda que el lenguaje escrito constituye una de las herramientas más eficaces para comunicar mensajes. Sin embargo, en muchas ocasiones ese lenguaje lo utilizamos un poco a la ligera llegándose a cometer errores que pueden desvirtuar la idea original que se pretende comunicar. Esos deslices pueden ser muy habituales cuando, quienes no están habituados a la terminología propia de una disciplina, emplean los términos técnicos o específicos de dicho ámbito. En el medio archivístico es relativamente habitual el empleo de términos con acepciones y matices muy sutiles. El caso de “organizar”, “clasificar” y “ordenar” es todo un clásico, al ser verbos utilizados habitualmente de manera indistinta por los hablantes a nivel general, si bien los archiveros sabemos que responden a acciones muy diferentes entre sí. Pues bien, al igual que existen observatorios que velan por el adecuado empleo del lenguaje a nivel general, nosotros nos proponemos poner en marcha el “escuadrón caza gazapos archivísticos”.

Comenzamos esta nueva sección tomando como punto de partida un término tan importante para nosotros como “archivo” que hemos localizado mal empleado en un titular periodístico hace escasas fechas. En este sentido, la puesta en marcha, por parte del Gobierno de Canarias, de una iniciativa dirigida hacia la localización de documentos relacionados con Canarias en archivos foráneos a la geografía insular ha dado lugar a numerosos artículos en la prensa local. Entre éstas crónicas hallamos una, publicada en el diario “La provincia”, en la se eligió el siguiente titular para introducir la noticia:

Titular 2000 archvosDesde luego, habría estado muy bien que se localizaran nada menos que 2.000 archivos relacionados con la historia de Canarias, entre otras cosas eso querría decir que, con un poco de suerte, habría 2.000 archiveros más ejerciendo su actividad laboral. Sin embargo, la realidad de la noticia, como ya habrán adivinado los sagaces archiveros, es bien diferente, habiéndose hallado no 2.000 archivos, sino 2.000 documentos relativos a la historia de Canarias. Aquí, en el empleo de “archivo” en lugar de “documento” reside el error.

Si tomamos como referencia el DRAE, un archivo -en su primera acepción- es el “…conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades…”; mientras que, según el mismo diccionario, un “documento” es un “…diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos…”.

Si deseamos una definición más técnica podemos acudir al Diccionario de terminología archivística editado por el Ministerio de Cultura (España). En este repertorio se define “archivo” como el “…conjunto orgánico de  documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas…”; y el “documento” es identificado con “…toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informático…”.

Como podemos comprobar las  definiciones que ofrecen ambos diccionarios, aunque presentan ciertos matices diferenciadores significativos -como el hecho de que el “documento” sea para la RAE solo un “escrito” y, además, “especialmente histórico”, restringiendo el significado más amplio que ofrece el diccionario archivístico-, lo cierto es que utilizando cualquiera de estos recursos terminológicos (DRAE-D. Archivístico), las diferencias entre “archivo” y “documento” resultan muy nítidas, en tanto en cuanto, un archivo está integrado por documentos. De esta manera, no son términos intercambiables ni sustituibles, contando cada uno de ellos con un significado específico.

Y volviendo al titular que nos sirve de referencia ¿cómo debería ser redactado para considerarlo adecuado? Simplemente como lo ha hecho la agencia Europa Press:

Titular 2000 documentos Europa Press.jpgCon este titular nos quedamos más tranquilos, puesto que 2.000 documentos son perfectamente abarcables, pero ¿2.000 archivos? Sería, sin duda, un motivo de alegría hallar 2.000 archivos relacionados con Canarias, pero sería complicado tener acceso a ellos en un país donde ni siquiera todos los municipios cuentan con un archivero.

Pero… ¿cuál puede ser el origen el error terminológico? ¿Desconocimiento? ¿Confusión con respecto al lenguaje informático en el que muchas veces se emplean de manera indistinta y coloquialmente los términos “archivo” y “documento”? ¿Intento de hacer una variación -a todas luces errónea- en relación al titular de la agencia de noticias? Posiblemente la razón sea ésta última, puesto que en el cuerpo del texto del artículo, paradójicamente, no vuelven a aparecer los 2.000 archivos, sino que ya, para nuestra tranquilidad, se transforman por arte de magia en lo que son: 2.000 documentos.


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Acerca de Fernando Betancor Pérez

Archivero (El Museo Canario), Licenciado en Documentación (UC3M), Especialista Universitario en Archivística (UNED), Licenciado en Geografía e Historia (ULL) Publicaciones
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