“El lienzo de Tintoretto”: el correo electrónico como documento de archivo

El lienzo de Tintoretto podría parecer sólo una novela de temática artística e histórica y, de hecho, esta corta obra, de fácil y rápida lectura, podríamos clasificarla de esa manera.

El lienzo de Tintoretto / Thierry Maugenest ; traducción de María José Furió.- 1 ed.- Barcelona : Grijalbo, 2006
206 p. ; 24 cm.- (Novela histórica)
ISBN 84-253-3986-3

Palacio ducal (Venecia)© Fernando Betancor Pérez

Palacio ducal (Venecia)
© Fernando Betancor Pérez

Pero, en esta ocasión, no es la historia que se nos narra lo que nos ha llamado la atención –trama, por otro lado, muy interesante en la que, con Venecia como telón de fondo, se entremezclan aspectos históricos cinquecentistas y contemporáneos, con atractivas notas artísticas e intrigantes investigaciones. Pero no. Lo que ha traído esta novela hasta la sección de Literatura y archivos de El archivo: la gestión de la memoria no ha sido su argumento –de carácter histórico y policíaco centrado en el secreto guardado por una sociedad veneciana-, sino su forma.

Vista panorámica de Venecia.

Vista panorámica de Venecia.
© Fernando Betancor Pérez

Así, el relato que sirve como hilo conductor de esta novela es interrumpido de una manera habitual y constante para ofrecernos una rica información argumental contemporánea en forma de correo electrónico. Se dejan de lado, por tanto, las tradicionales cartas como medio de establecer la comunicación, relación epistolar que durante siglos fue el medio de intercambio de información más habitual, razón por la que, hasta hace escasos años, nutrió la mayor parte de los archivos personales. Por el contrario, en El lienzo de Tintoretto, el inspector de la Brigada Criminal de Venecia, Alessandro Baldi, y el profesor y especialista en pintura italiana del siglo XVI, William Jeffers, se comunican a través de correos electrónicos, adquiriendo la información en ellos contenida tanta importancia como la guardada en las ya “antiguas” cartas.

En efecto, la carta ha estado presente en la mayor parte de los archivos tanto personales como institucionales. Sin embargo, si un archivero en la actualidad se enfrentara, por ejemplo, a la hipotética organización de los archivos personales del historiador del arte William Jeffers y del inspector Baldi, coprotagonistas de la obra escrita por Thierry Maugenest, tendría que enfrentarse a la organización, clasificación y descripción de e-mails en lugar de cartas. O mejor dicho, la carta tendría un soporte, medio y características diferentes a las tradicionales. Así, la posible sección “Correspondencia”, podría ser titulada “Correo electrónico” y estaría integrada, entre otras, por una serie documental que podría titularse igualmente “cartas”. Porque son verdaderas cartas aunque, como hemos señalado, cambie el soporte, el formato y la codificación de las mismas.
Lo cierto es que los correos, así como otro tipo de documentos electrónicos, van siendo cada vez más habituales en los fondos y colecciones, tanto personales como empresariales e institucionales, razón por la que se han convertido en documentos de archivo y, por tanto, ha pasado a inscribirse en el radio de actuación de los archiveros. Éstos, una vez más, y aceptandoel  constante dinamismo que caracteriza esta profesión, han debido adecuar -y fudamentalmente continúan adecuando- su trabajo a esa nueva realidad digital.

Porque lo cierto es que la gestión archivística de los correos electrónicos es aún una asignatura pendiente en la mayor parte de las instituciones. El carácter personal que puede poseer este tipo de comunicaciones complica la actuación sobre ellos. Así, si tomamos como referencia El lienzo de Tintoretto podemos establecer que los mensajes que recibe el profesor Jeffers pasarían a su archivo privado. Pero ¿y los mensajes recibidos y emitidos por el inspector Alesssadro Baldi? Al formar parte de la resolución de una investigación policial ¿no integrarían el expediente del caso correspondiente? Por tanto, en el primero de los casos el correo electrónico formaría parte de un archivo personal y en el segundo, ese mismo correo, pasaría a formar parte del archivo institucional, aunque probablemente el sr. Baldi los consideraría también personales. Es este uno de los mayores problemas que entraña la gestión de los correos electrónicos: la indefinición -o supuesta indefinición- que muchas veces existe sobre su carácter institucional o personal. De ahí que sea necesaria una adecuada identificación, valoración y descripción de este tipo de documentos. Sólo incorporando procesos técnicos archivísticos adecuados -no siempre de fácil aplicación por lo que de estudio previo requiere- podremos conservar la documentación que así lo demande, y no asistiremos a indeseables pérdidas de información, manteniendo ese deber de custodia que preside el trabajo de los archiveros.


Para saber más:

Grupo de trabajo de documentos electrónicos de la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas. Propuesta de recomendaciones para la gestión y conservación del correo electrónico en las universidades españolas.
Consejo Internacional de Archivos. Comité de archivos de gestión en entorno electrónico. Documentos electrónicos. Manual para archiveros. (2005)
Aranguren Celorrio, Fiona: El correo electrónio como documento de archivo, 2010
Cruz Mundet, José Ramón: La gestión de los documentos electrónicos como función archivística. En Boletín AABADOM, julio-diciembre 2003, pp. 4-10.

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Acerca de Fernando Betancor Pérez

Archivero (El Museo Canario), Licenciado en Documentación (UC3M), Especialista Universitario en Archivística (UNED), Licenciado en Geografía e Historia (ULL) Publicaciones
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4 respuestas a “El lienzo de Tintoretto”: el correo electrónico como documento de archivo

  1. Muchas gracias por tu referencia al documento del grupo de trabajo sobre el correo electrónico que coordinamos Pilar González Maeso (Archivo Universidad de Burgos) y yo misma. Me atrevería también a recomendar una lectura relacionada con Venecia y los archivos, “Los Papeles de Aspern” de Henry James. Se trata en este caso de las pesquisas para localizar unas cartas de amor de un poeta ya desaparecido. El protagonista se enfrenta a las reticencias de la dueña de las mismas para mostrárselas.

    Un saludo
    Mercedes Pérez Montes
    Archivo General de la Universidad Complutense

    • Fernando Betancor Pérez dijo:

      Muchas gracias y enhorabuena a ustedes por haber realizado un trabajo tan bueno sobre un tema tan complejo. Sin duda es una referencia obligada sobre el correo electrónico y su tratamiento archivístico. Y también gracias por la recomendación literaria. Habrá que leerlo. Muchas gracias y un saludo.

  2. A primera vista, me da la impresión que la correspondencia de que hablas es personal. Otra cosa sería que forme parte, también, de expedientes policiales o judiciales.
    Gracias por las referencias, que intentaré mirar.
    Por otra parte, no veo claro que los correos electrónicos sean directamente asimilables a la correspondencia. En algunos casos puede ser equivalente o substitutiva, pero no siempre. En muchos casos tiene un carácter bastante informal i/o susceptible de expurgo.
    Saludos

    • Fernando Betancor Pérez dijo:

      Muchas gracias por el comentario.
      Desde mi modo de ver el correo electrónico tiene ese problema de la informalidad del que habla. Ese carácter informal puede que, en muchos casos, no lo sea tanto. De ahí que sea necesaria una valoración de los mismos y el establecimiento de unas pautas que permitan a los miembros de las organizaciones saber qué deben conservar y que eliminar. ¿Su asimilación a la correspondencia? Si me paro a pensar cuántas cartas envío en mi trabajo y cuántos correos, desde luego que salen ganando los correos por muchos puntos. Si no guardamos los correos ¿habrá correspondencia en las organizaciones en el futuro? Seguramente sí, pero no reflejarán ni documentarán los actos realizados de una forma completa. Por otro lado, a través de un correo pueden enviarse archivos adjuntos (informes, estadísticas, solicitudes, etc.), debiéndose guardar, en un entrono electrónico que es hacia el que nos dirigimos, tanto el correo como el adjunto
      Bueno, sin duda, es una cuestión a la que hay que seguir dando vueltas.
      Muchas gracias por mostrar otro punto de vista.

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