El deterioro de la memoria escrita (V): lápiz, guantes y delicadeza

“El guardián de los manuscritos me da un lápiz y seis delicadas hojas para que haga mis notas. Me recuerda que también debo dejar mi libreta de apuntes y mi birome en uno de los lockers. Y muy amablemente me indica un pupitre en el que puedo esperar por una de las cajas que solicité. Antes de ello, debo lavar cuidadosamente mis manos en un lugar especialmente dispuesto para esos fines en la antesala de lectura.”
Juan José Mendoza, 8 de marzo de 2013

Juan José Mendoza describe de esta manera su toma de contacto con los manuscritos conservados en la Firestone Library de la Universidad de Princeton. El obligado empleo de lápiz y el abandono del bolígrafo antes de acceder a la sala, así como el preceptivo lavado de manos previo a la toma de contacto con los documentos, se convierten, bajo la expresión literaria de Mendoza, en un verdadero ritual. Pero eso sí, en un ritual ejemplar que, por desgracia, no se cumple en muchos de nuestros archivos y centros de documentación.

guantes2¿Por qué no puedo utilizar bolígrafo? ¿Por qué no puedo acceder a la sala con mi bolso y mis papeles? Pero… ¿Necesito guantes para consultar este documento? ¿Cómo… Qué no puedo calcar este plano? Necesito urgentemente una fotocopia de esta fotografía… ¿no pueden fotocopiarla? Estas, y otras muchas preguntas similares, son habitualmente efectuadas por los usuarios de los archivos, sobre todo –aunque no siempre- por los más inexpertos. Llegando éstos a una conclusión muy simple:

¡qué pesados y raros son los archiveros!
¡no hacen sino complicar las cosas!

Pero no. Ni somos pesados ni complicamos las cosas. Simplemente hacemos nuestro trabajo y velamos por la adecuada conservación de los documentos con la finalidad de que en el futuro puedan seguir siendo accesibles y consultados por otros usuarios e investigadores. Porque la apropiada manipulación de los documentos, su adecuada instalación, y la adopción de medidas óptimas para su traslado y exposición podemos considerarlas tareas fundamentales que han de presidir el trabajo en cualquier archivo. Es cierto, debemos facilitar el acceso, pero también tenemos la obliglación de velar por la adecuada conservación de la documentación que custodiamos.

El trato delicado  ha de estar presente en cualquier acto y gesto guantearchivístico. Asi, pasar los folios, limpiar mecánicamente, instalar un documento, exponer o digitalizar un expediente, son tareas todas que deben estar presididas por una exquisita manipulación, tanto con el material más antiguo como con los papeles más actuales, puesto que éstos en algún momento también serán antiguos y han de llegar a esa edad en las mejores condiciones posbles.

¿Por qué usar guantes? La grasa, el sudor, el empleo de cremas de manos, etc., son agentes externos que dañan la documentación. Si día tras día los documentos son consultados sin guantes la huella de los usuarios quedaría reflejada sobre los folios favoreciendo la alteración del soporte y de los elementos sustentantes. Por otro lado, incluso por higiene personal -evitándose afecciones cutáneas- es conveniente el empleo de guantes.

¿Y el lápiz? Puede parecer obvio que, por precaución, no deban utilizarse en el ámbito archivístico tintas de difícil o imposible eliminación. Por todos es conocido aquel usuario -e incluso, en otros tiempos, aquellos archiveros- que anotaban, comentaban o signaban los documentos in situ con plumas o bolígrafos, marcas que, con el paso del tiempo, han quedado perennes sobre ellos, desvirtuando el aspecto original de los mismos. Por el contrario, los escrito a lápiz es fácilmente eliminable. No obstante, omitir cualquier tentación de escribir sobre los documentos es la mejor solución, sea a cual sea el instrumento que empleemos para escribir.

Los archiveros debemos formar -y formamos- a los usuarios con la finalidad de que el tratamiento de la documentación sea la correcta durante la consulta, debiendo tener los que consultan la voluntad y sensibilidad necesarias para comprender la importancia que presenta el patrimonio documental que tienen entre las manos. A pesar de ese papel de formadores que tenemos los archiveros,  no es menos cierto que en algunas ocasiones, las malas prácticas de los responsables de la documentación pueden hacer que ésta sufra más de lo debido. En este sentido una deficiente instalación, con el paso del tiempo, acarrea numerosos problemas a la estabilidad y consistencia física de los documentos, haciéndose necesaria la intervención urgente con la finalidad de evitar que el deterioro contiúe.

arrugas

La deficiente instalación originó dobleces y deformaciones ocasionadas por la caída vertical del documento por su propio peso.
© El Museo Canario

planchado

Una vez alisados los folios quedó patente el deterioro causado por el doblez, no pudiéndos eliminar del todo la ondulación central.
© El Museo Canario

Un ejemplo de ello podemos ilustrarlo con las siguientes imágenes. En ellas podemos observar cómo una inadecuada instalación fue el origen de dobleces y arrugas que hicieron peligrar la integridad del documento al sufrir desgarros en la línea marcada por el doblez. En esta ocasión, el estado que presentaba el expediente obligó a intervenir, procediéndose al alisado de los folios a través de un planchado. Este procedimiento les devolvió su aspecto original, elminando la curvatura causada por la caída sobre sí mismo de los papeles a raíz de la instalación vertical en una caja medio vacía, pero sacó a la luz los cortes,  grietas y pérdidas que ésta había causado sobre el soporte.

Porque la fragilidad del patrimonio documental hace preceptivo un trato delicado y un constante control y observación sobre el material custodiado con la finalidad de evitar que el deterioro casuado por agentes que podemos controlar termine con nuestro patrimonio documental. Usar guantes, utilizar lápiz, impedir el uso de instrumentos con tintas permanentes, exigir un trato delicado de los documentos, instalar de manera adecuada los expedientes e incluso, restringir el acceso por razones de conservación, no nos hace raros. Nos hace responsables.

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Acerca de Fernando Betancor Pérez

Archivero (El Museo Canario), Licenciado en Documentación (UC3M), Especialista Universitario en Archivística (UNED), Licenciado en Geografía e Historia (ULL) Publicaciones
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7 respuestas a El deterioro de la memoria escrita (V): lápiz, guantes y delicadeza

  1. Yo creo que se ponen demasiadas pegas, en ocasiones inevitable y en otras rutinarias. Y menos mal que se eliminó la prohibición de ir tocado con sombrero en el caso de los varones, que podía motivar la expulsión de la sala por no ir en pelo. De acuerdo en que no se debe acceder a la Sala con bolsos, que es conveniente que no se empleen bolígrafos, pero en realidad yo me pregunto si es tan alto el riesgo de que un usuario manche con tinta un documento. Por otra parte, ¿el lavado de manos no es redundante con el uso de guantes? La sobreutilización de un documento, tan alta que la grasa de las manos lo podría manchar de forma apreciable ¿no justificaría antes su digitalización en lugar de obligar al usuario a usar guantes? ¿Cuántos archiveros organizan con guantes como no sean fotografías, cristales, pergaminos (en estos habrá de todo) o un fondo muy sucio? ¿No resulta excesiva la prohibición de copiar por procedimientos mecánicos los IIDD?

    En mi opinión sí que existe una tendencia a poner pegas y dificultades (¿de dificultativo? 🙂 ) en los archivos y es inevitable que la gente compare, y en mi experiencia que le parezcan excesivas por mucho que se le expliquen motivos y razones.. Hace años, cuando en las bibliotecas se hacían fotocopias de forma corriente, en los archivos hacer una fotocopia era toda una odisea, y te contaban mil y un cuentos de terror, que si la luz, que si sólo una fotocopia o dos porque más podrían perjudicar al papel, etc. Cada vez que se saca un documento del depósito, cada vez que se manipula y sufre ese cambio brusco de humedad y temperatura, se acelera su envejecimiento. Lo que no creo es que sea significativo a no ser que se manipule tanto que en realidad deba consultarse en otro soporte. Ahora que en las bibliotecas está generalizado el uso de cámaras digitales, sigue habiendo problemas en muchos archivos para usarlas cuando es algo que no perjudica al documento y no puedo evitar recordar las pegas que se ponían y aún se ponen en demasiados archivos para hacer una fotocopia. Perdón por la chapa.

    • Fernando Betancor Pérez dijo:

      Muchas gracias por sus reflexiones. Probablemente es cierto que todos hemos tenido en alguna ocasión problemas para acceder a la documentación que deseamos. Sin embargo, y afortunadamente en la actualidad la accesibilidad es cada vez mayor pudiéndose consultar la documentación a través de diferentes vías. ¿Pegas y dificultades? Cada experiencia puede ser diferente, puede variar en función de tipo de archivo, en función de la documentación requerida y su estado de conservación. Lo cierto es que equilibrar la consulta y la conservación no siempre es fácil.

  2. Pingback: El deterioro de la memoria escrita (V): l&aacut...

  3. mjm dijo:

    Voy a opinar sobre el primer comentario porque me parece una contribución muy buena para abrir debate, debate imprescindible.
    – “pero en realidad yo me pregunto si es tan alto el riesgo de que un usuario manche con tinta un documento”: En realidad creo que lo que no se puede es permitir, de parte de la institución de custodia del documento, una situación de riesgo evitable. Todos sabemos, accidente si es evitable no es accidente. El perjuicio para el visitante de tener que usar lápiz es infinitamente menor al que sufriría el documento con una sola exposición a cualquier tipo de tinta. Está fuera de discusión. Sin contar que en realidad uno de los mayores riesgos no ocurre cuando un visitante escribe voluntariamente un documento, sinó cuando un bolígrafo “explota” y el visitante mancha sin saberlo el mismo. Ejemplo de porqué todo daño acumulativo e incidental debe evitarse aún a precio de dificultar el trabajo del visitante.

    – “Por otra parte, ¿el lavado de manos no es redundante con el uso de guantes?”: En realidad no, ya que los guantes están lejos de ser esa barrera infranqueable e impermeable que nos imaginamos. Por otra parte el guante ejerce un efecto -leve o alto según cada persona- de alerta en el visitante, que no sólo será más cuidadoso en la manipulación sinó que limitará el contacto de sus manos con su cara, pelo, y otras partes del cuerpo y objetos. El lavado de manos en general reduce la cantidad de bacterias en la piel y endurece levemente la grasa que se forma con el sudor, pero ni este ni el alcohol en gel van a impedir que los compuestos químicos agresivos (sales y minerales mezclados con grasa exudada) se adhieran al papel. Nuevamente, daño acumulativo que podemos y debemos evitar.

    – “La sobreutilización de un documento, tan alta que la grasa de las manos lo podría manchar de forma apreciable ¿no justificaría antes su digitalización en lugar de obligar al usuario a usar guantes?”: Si entendemos que nosotros no podemos decidir cuanto debe “durar” un documento, debemos limitarnos a ser lo más cuidadosos posible. El sudor y los compuestos de las manos hacen algo mucho peor que manchar el papel (esta es sólo la consecuencia visible) que es fragilizarlo y atraer aún más a las bacterias y microorganismos que se alimentan de la celulosa del mismo y excretan compuestos aún más perniciosos. Evidentemente la digitalización de los documentos para que sean accedidos de forma indirecta siempre que su acceso físico no sea estrictamente necesario debería ser una prioridad, pero los millones de dólares que costaría a cualquier archivo mediano digitalizar y mantener la colección digital -amén de los recursos humanos y de espacio que esto requiere si se quiere hacer en menos de 20 años promedio- hacen que en el mejor de los casos sólo sea digitalizada una parte de una colección (sea la más preciosa, sea la más demandada, ó un poco de ambas).

    – “¿Cuántos archiveros organizan con guantes como no sean fotografías, cristales, pergaminos (en estos habrá de todo) o un fondo muy sucio? ¿No resulta excesiva la prohibición de copiar por procedimientos mecánicos los IIDD?”: Bueno, aquí se trata más bien del “hacen bien su trabajo”? lo cual no nos exime de ser visitantes cuidadosos a nosotros, no? que otros hagan mal las cosas no es excusa. Con respecto a las copias mecánicas, es un problema complejo: Las fotocopias representan una exposición muy agresiva a la luz ultravioleta y las fotocopiadoras producen mucho ozono y otros gases muy perjudiciales, pero además se suma que la mayoría de los daños mecánicos a los documentos se producen por la manipulación, por lo que es este acto de copiado lo que se convierte en un riesgo alto. En realidad los documentos deberían someterse a este acto una sola vez, cuando son scaneados para que sea su copia digital la que sea accedida.

    Con respecto al segundo párrafo del comentario, creo que se trata nuevamente de lo que nos gustaría poder hacer PERO que si todos hicieran, el daño acumulativo destruiría el documento ó se jugaría demasiado con las chances de que algo salga mal. Ciertas son dos cosas: que ya que nos han puesto un documento delante y queremos fotografiarlo, la luz del flash no es mucho más perjudicial que la luz ambiente (si bien es mucho más intensa, en promedio el destello no dura más que 1/60 de segundo), pero otra, que el acto de fotografiar es en realidad el acto de manipular y trasladar el documento, lo cual es bastante más.

    Es importante transmitir al visitante que los daños a los documentos son acumulativos: estos artefactos son casi en su totalidad un conjunto de materia orgánica, pero muerta, por lo que no se regenera. Es importante entonces no caer en acciones improcedentes: aquellas que si fueran realizadas por muchas personas, ocasionarían la destrucción muy temprana del documento.

    Cierto es que el patrimonio no sirve de nada si es inaccesible, pero cierto también es que no nos pertenece. Quienes cobramos un salario por cuidarlo y quienes pagan con sus impuestos estos salarios no podemos decidir cuánto debe durar. Afortunadamente aquí no se discute el acceso al mismo, sinó las condiciones.

    Saludos cordiales.

  4. Fernando Betancor Pérez dijo:

    Muchas gracias por el comentario y la reflexión. Creo que es necesario concienciar sobre la necesidad de seguir unos protocolos que contribuyan a la conservación del documento. Ver documentos del siglo XV con las huellas de pasar el folio en el ángulo inferior derecho o machas involuntarias de tinta te hace pensar que cualquier protección es poca. Puesto que afortunadamente no siempre hay una intención de dañar y podemos causar deterioro sin quererlo es mejor prevenir que lamentar. Y yo me pregunto ¿es tan duro y problemático utilizar lápiz o guantes?

  5. EstherGG dijo:

    National Archives: “In conclusion, I don’t mean to suggest that it is ok to remove gloves when handling any sort of historical artefact, but for some materials gloves have a potential to do more harm than good. For us it is very important to make sure everyone can be confident in the best way to handle documents which means our messages and recommendations must be clear. So as we update our training material and new filming takes place you’ll notice that the gloves will come off!”. http://blog.nationalarchives.gov.uk/blog/the-gloves-are-off/

    British library: “In general we do not use or provide white gloves for use with collection
    items. Clean dry hands, free from creams and lotions, are preferable in the majority of circumstances. Wearing cotton gloves when handlíng books, manuscripts or fragile paper
    items reduces manual dexterity and the sense of touch, increasing the tendency to ‘grab’ at items. The cotton fibres may lift or dislodge pigments and inks from the surface of pages when wearing gloves and the textile can snag on page edges making them difficult to turn. AlI these factors increase the risk of damage to…” http://www.bl.uk/aboutus/stratpolprog/collectioncare/videos/whitegloves.pdf

    Por último el artículo “Misperceptions about White Gloves, que tiene ya algunos años: http://archive.ifla.org/VI/4/news/ipnn37.pdf (International Preservation News, 37, December 2005, p. 4-16)

    No sé qué es lo mejor, pero parece que el beneficio del uso de los guantes, es algo que, al menos, se debate entre los colegas anglosajones desde hace ya ¿Tendremos que esperar muchos años más para que sea un tema de debate entre los profesionales de aquí? Saludos

    • Hay que tener cuidado con las generalizaciones. TODO tiene un pro y una contra. La conservación es el arte de prolongar la vida de los objetos lo más posible. La conservación es, entonces, el arte de elegir la combinacion menos mala de decisiones.
      Cierto es que los guantes “de látex comunes” se descomponen, liberando compuestos que, en estado líquido gracias al sudor de nuestras manos, se vuelven ácidos y/o corrosivos, algunos conteniendo hasta cloro. Son pues a veces un vehículo más pernicioso que el sudor de las manos porque a éste se le suman compuestos del guante propio. Este problema se lo plantean los médicos y enfermeros que ven sumada la permeabilidad potencial, que aumenta el riesgo para ellos y no solamente para los pacientes.
      La primera cita de National Archives me recuerda este mal que tenemos archivistas y conservadores de creer que nuestros problemas son únicos. Cuando muchos restauradores, por ejemplo de textiles, argumentan lo difícil que es manipular una aguja con guantes, me viene a la mente el cirujano que debe realizar un cuádruple bypass coronario con 3 pares de guantes al mismo tiempo…
      El segundo comentario se ajusta a lo mismo, habla más de la dificultad en la manipulación por falta de herramientas complementarias y de la práctica que del peligro potencial de los guantes.
      Muchas veces olvidamos también que cualquier medida de prevención y cuidado no existe para ahorrarnos tiempo y trabajo sinó para proteger el bien en si, y que es común que ellas incluyan la necesidad de otras medidas complementarias. En ciertos materiales frágiles ó de carga estática habitual elevada se arguye que los guantes de algodón dejan hebras sobre los objetos. A esto me pregunto: Es que acaso había que asumir que los objetos no deben ser limpiados luego de ser manipulados?.
      Otra cosa que me parece muy importante y que viene por el lado de la tendencia a la generalización y simplificación es que no hay uno ó dos tipos de guantes, hay muchos. Los materiales más comunes son el látex, nitrilo, vitilo, vinilo, algodón, lino… y luego hay combinaciones de los mismos, y también los de polyester… en fin, he visto conservadores esperimentados y trabajadores de la industria química utilizar por protocolo distintos tipos de guantes al mismo tiempo, simplemente siguiendo las instrucciones de alguna norma ISO sobre el manejo de ciertas substancias.
      Del último artículo no puedo decir más que me parece una metida de pata reaccionaria. Simplemente creo que ha juntado argumentos aislados a las apuradas y los ha dejado a todos por la mitad, elegiendo lo que le interesa y descartando el desarrollo posterior, restándole todo atisbo de seriedad. Me recuerda a una “conservadora” que, mientras despotricaba y relativizaba la efectividad del uso de guantes y justificaba el enjuague de manos con alcohol en gel, antes de manipular el libro manuscrito del siglo XV procedía a rascarse el cuero cabelludo, quitarse un poco de maquillaje del ojo y taparse la boca mientras tosía… para que luego pretendan que no hay evidencias del daño, cuando basta con coger un microscopio y mirarlo.
      Si voy a decir que el uso de guantes no es un simple recurso que se adhiere a una institución y ya está. El uso de guantes debe ser un protocolo a implementar que debe incluir aspectos tales como los guantes de repuesto, el protocolo para lavarlos (cómo y dónde, lo cual no es evidente), el protocolo para desecharlos y otras tantas cosas. No hay que implementar el uso de guantes si no va reglamentado, porque caemos en el lugar común de hacer más daño del que se pretende prevenir, al usar guantes de látex demasiado tiempo seguido, al usarlos más de una vez, al usarlos de los dos lados ó simplemente usando guantes de cualquier material con distintos objetos que puedan estar particularmente sucios.

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